Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 13 novembre 2026

La presente informativa spiega quali dati personali tratta NextAsk, per quali finalità, a chi li comunica, per quanto tempo li conserva e quali diritti Le spettano. Riguarda il nostro sito web (compresa la chat presente sul sito), la dashboard e il widget di chat che i nostri clienti inseriscono nei propri siti web.

1. Chi siamo

NextAsk è fornito da Ferlabel S.R.L., Via Stelvio, 20, Roma, Italia. Partita IVA 01998471005, codice fiscale 08238250586.

Per qualsiasi domanda o richiesta in materia di privacy può scrivere a info@ferlabel.com.

2. I nostri due ruoli

• Titolare del trattamento. Per le persone che visitano il nostro sito web, comprese quelle che utilizzano la chat del widget presente sul nostro sito, e per i nostri clienti (le persone che creano un account, di seguito «Clienti»), siamo noi a stabilire come e perché i loro dati vengono utilizzati. La presente informativa è rivolta a loro.
• Responsabile del trattamento. Quando un visitatore utilizza la chat del widget sul sito web di un Cliente, il titolare del trattamento della chat e degli eventuali dati di contatto che il visitatore vi lascia è quel Cliente. Conserviamo e trattiamo la chat e tali dati al solo fine di fornire il servizio al Cliente, secondo le sue istruzioni (si vedano i Termini di servizio, «Protezione dei dati»). Se ha utilizzato la chat sul sito web di un Cliente, è al gestore di quel sito che deve rivolgersi per qualsiasi richiesta sui Suoi dati; noi lo aiutiamo a rispondere. Le chat sul nostro sito web sono invece trattate da noi in qualità di titolare: si veda «Chat sul nostro sito web» più avanti.

3. Quali dati raccogliamo e perché

Il Suo account

• Quali dati: il Suo nome, il Suo indirizzo email, la password (conservata solo sotto forma di hash sicuro), lo stato di verifica dell'indirizzo email e, se accede con Google, l'ID del Suo account Google.
• Finalità: creare il Suo account, consentirLe l'accesso, inviarLe le email di verifica e di reimpostazione della password e fornirLe il servizio a cui si è registrato.
• Base giuridica: esecuzione del contratto concluso con Lei (art. 6, par. 1, lett. b) GDPR).

I contenuti che aggiunge

• Quali dati: le conoscenze che aggiunge (testo incollato, file PDF, Word, Markdown e di testo caricati, e il testo estratto da essi) e le impostazioni del Suo widget.
• Finalità: consentire alla chat di rispondere ai Suoi visitatori sulla base dei Suoi contenuti.
• Base giuridica: esecuzione del contratto concluso con Lei. La preghiamo di non inserire dati personali nelle Sue conoscenze, salvo che ciò sia necessario e che Lei sia autorizzato a farlo.

Chat sul Suo sito web (agiamo come responsabile del trattamento)

• Quali dati: i messaggi di ciascun visitatore, le risposte del bot, l'orario di ogni messaggio, un ID visitatore casuale che il widget crea nel browser del visitatore, l'indirizzo della pagina in cui è iniziata la chat (senza la parte dopo ? o #, che può contenere dati personali) e la lingua della finestra di chat.
• Dati di contatto: se il Cliente attiva la raccolta dei contatti (piano Pro), un visitatore può scegliere di lasciare il proprio nome, l'indirizzo email e, facoltativamente, un numero di telefono e un messaggio, dopo aver confermato di aver letto l'informativa sulla privacy del Cliente. Il titolare di questi dati è il Cliente, che decide come utilizzarli; noi li conserviamo per conto del Cliente, glieli inviamo via email e li mostriamo nella sua dashboard. Non vengono mai inviati a OpenAI né ai nostri strumenti di analisi.
• Finalità: rispondere al visitatore, proseguire la conversazione, mostrare le conversazioni e i contatti al Cliente nella dashboard e avvisarlo dei nuovi contatti.
• Indirizzo IP: l'indirizzo IP del visitatore viene utilizzato per limitare il numero di messaggi e di moduli di contatto che possono essere inviati. Fa parte di contatori di limitazione delle richieste: alcuni scadono dopo pochi minuti, quello giornaliero dopo 24 ore, e tutti vengono cancellati al più tardi entro 2 giorni. Non viene conservato insieme alla chat né ai dati di contatto.

Chat sul nostro sito web (agiamo come titolare del trattamento)

Anche il nostro sito web ha una chat NextAsk, che risponde alle domande su NextAsk. Per queste chat siamo titolari del trattamento.

• Quali dati: i Suoi messaggi, le risposte del bot, l'orario di ogni messaggio, un ID visitatore casuale che il widget crea nel Suo browser, l'indirizzo della pagina in cui è iniziata la chat (senza la parte dopo ? o #) e la lingua della finestra di chat. Non Le chiediamo il nome né l'indirizzo email: La preghiamo quindi di non scrivere dati personali nella chat. Il Suo indirizzo IP viene utilizzato per al massimo 2 giorni per limitare il numero di messaggi che possono essere inviati, come per qualsiasi chat, e non viene conservato insieme alla chat.
• Finalità: rispondere alle Sue domande su NextAsk prima della registrazione. Conserviamo la conversazione affinché il bot possa seguirne il filo, e la leggiamo nella nostra dashboard per migliorare le risposte.
• Base giuridica: il nostro legittimo interesse a rispondere alle domande delle persone interessate a NextAsk (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Può opporsi in qualsiasi momento (si veda «I Suoi diritti»).
• AI: la Sua domanda e gli ultimi messaggi della conversazione vengono inviati a OpenAI, come per qualsiasi chat (si veda la sezione 4).
• Durata: cancelliamo automaticamente queste chat 90 giorni dopo il loro inizio.

Accesso e sicurezza

• Quali dati: un cookie di sessione e, sul nostro server, un record di sessione con il Suo indirizzo IP e lo user agent del Suo browser. Gli indirizzi IP sono utilizzati anche per limitare il numero di richieste che possono essere effettuate in un minuto.
• Finalità: mantenere attivo il Suo accesso, proteggere gli account e prevenire gli abusi.
• Base giuridica: esecuzione del contratto e nostro legittimo interesse a mantenere sicuro il servizio (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR).

Fatturazione

• Quali dati: i pagamenti sono gestiti da Stripe. La prima volta che apre il Checkout, inviamo a Stripe il Suo nome e il Suo indirizzo email per creare la Sua anagrafica cliente. Durante il checkout Stripe raccoglie il Suo indirizzo di fatturazione, i dati della Sua carta di pagamento e, per le società, la partita IVA. I dati della carta sono inseriti nelle pagine di Stripe e non raggiungono mai i nostri server. Conserviamo il Suo ID cliente Stripe, il Suo piano e lo stato del Suo abbonamento, e possiamo conservare il tipo di carta e le sue ultime quattro cifre.
• Fattura elettronica: se ci chiede la fattura elettronica dalla pagina Fatturazione, conserviamo nel nostro database i dati che inserisce: il tipo (azienda / professionista o privato), il nome o la ragione sociale, il codice fiscale, la partita IVA, l'indirizzo, il codice SDI o l'indirizzo PEC. Li usiamo solo per emettere la fattura elettronica dei Suoi pagamenti: li inviamo via email alla nostra amministrazione, che emette la fattura con il nostro sistema di fatturazione elettronica e la trasmette al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate. Può modificarli o rimuoverli in qualsiasi momento. La copia nel nostro database viene cancellata insieme al Suo account; i dati già inviati alla nostra amministrazione via email, quelli conservati nel sistema di fatturazione elettronica e quelli riportati sulle fatture emesse sono invece conservati per il tempo richiesto dalla normativa fiscale.
• Finalità: addebitare il piano Pro, calcolare l'IVA, emettere le fatture e tenere le scritture contabili previste dalla legge.
• Base giuridica: esecuzione del contratto e adempimento dei nostri obblighi di legge in materia fiscale e contabile (art. 6, par. 1, lett. c) GDPR).

Analisi di utilizzo nel Suo browser (solo con il Suo consenso)

• Quali dati: se fa clic su «Accetta» nel banner dei cookie, il nostro sito web e la dashboard caricano PostHog, che registra eventi di utilizzo pseudonimizzati: pagine visualizzate, clic (senza il testo o gli attributi dell'elemento su cui ha fatto clic), errori nella pagina e registrazioni della sessione sulla pagina, nelle quali ogni campo di inserimento è oscurato e il contenuto delle chat e dei documenti è nascosto. Dopo l'accesso, questi eventi sono collegati all'ID interno del Suo account, mai al Suo indirizzo email o al Suo nome. PostHog è configurato per scartare il Suo indirizzo IP, che quindi non viene conservato.
• Finalità: capire quali parti di NextAsk vengono utilizzate e dove gli utenti incontrano difficoltà, e correggere gli errori.
• Base giuridica: il Suo consenso (art. 6, par. 1, lett. a) GDPR). Nulla viene caricato prima che Lei accetti. Può revocare il consenso in qualsiasi momento tramite «Impostazioni dei cookie» nel piè di pagina del nostro sito web o nella pagina Account; l'analisi si interrompe immediatamente.

Analisi di utilizzo sul nostro server (senza cookie)

• Quali dati: il nostro server invia a PostHog un insieme ridotto di eventi collegati all'ID interno del Suo account: creazione dell'account, creazione del chatbot, aggiunta di conoscenze, prima chat, passaggio a Pro, messaggio bloccato dalle nostre protezioni (con il motivo), domanda senza una corrispondenza sufficientemente vicina nelle Sue conoscenze (con il punteggio di corrispondenza), contatto lasciato nella Sua chat (con il solo ID del chatbot), un record di utilizzo per ogni risposta dell'AI (modello, token, costo, tempo di risposta, ID del chatbot e ID della conversazione) ed errori del server. Gli eventi da noi definiti non contengono il testo dei messaggi, i titoli dei documenti, il Suo indirizzo email, il Suo nome, l'ID di un visitatore né un indirizzo IP. Le segnalazioni di errore del server contengono il tipo di errore, il relativo messaggio e il punto del nostro codice in cui si è verificato, senza gli argomenti delle funzioni né il codice sorgente: i messaggi di errore del database e di Stripe sono ridotti a un codice di errore, e gli indirizzi email e gli indirizzi IP sono rimossi dagli altri messaggi. Nessuno di questi eventi imposta cookie nel Suo browser.
• Finalità: contare le registrazioni e i passaggi a Pro, misurare il costo e la qualità delle risposte dell'AI e individuare gli errori.
• Base giuridica: il nostro legittimo interesse a gestire e migliorare il servizio (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR). Può opporsi in qualsiasi momento (si veda «I Suoi diritti»).

Email

Inviamo email solo in relazione al Suo account: i messaggi di verifica e di reimpostazione della password; le email di servizio quando il Suo chatbot raggiunge l'80% o il 100% dei messaggi mensili o quando i Suoi messaggi extra terminano (non possono essere disattivate); un riepilogo settimanale delle Sue chat (attivo per impostazione predefinita; può disattivarlo dalla pagina Account o con il link nell'email); e, se attiva la raccolta dei contatti, un'email per ogni nuovo contatto (all'indirizzo email del Suo account, oppure a un altro indirizzo dopo che lo ha confermato tramite il link che vi inviamo; oltre i 20 contatti in un'ora, gli altri arrivano insieme in un'unica email alla fine di quell'ora) e la relativa email di conferma. Per scrivere queste email nella Sua lingua conserviamo la lingua dell'ultima visita del Suo account. Sono inviate tramite il server di posta del nostro fornitore di hosting.

Log del server

Il nostro server registra un log degli errori per analizzare eventuali problemi. I file di log vengono cancellati dopo 14 giorni.

4. Risposte dell'AI

Le risposte della chat sono scritte da un modello di intelligenza artificiale (OpenAI), esclusivamente sulla base delle conoscenze del Cliente. Ogni domanda del visitatore, insieme al messaggio precedente dello stesso visitatore, viene inviata a OpenAI per effettuare la ricerca nelle conoscenze del Cliente (OpenAI trasforma il testo in un vettore di ricerca). Solo quando una parte delle conoscenze corrisponde in misura sufficiente viene interpellato il modello che scrive la risposta, con le istruzioni scritte dal Cliente per il bot, i passaggi corrispondenti e gli ultimi messaggi della conversazione; in caso contrario il widget risponde di non conoscere la risposta, senza interpellarlo. Il widget informa i visitatori che le sue risposte sono generate dall'AI e possono essere inesatte. Le risposte non producono effetti giuridici né effetti analogamente significativi su nessuno; non vi è alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell'art. 22 GDPR.

5. Destinatari dei dati

Ci avvaliamo dei seguenti fornitori. Ciascuno riceve solo i dati necessari al proprio compito.

Alcuni di questi fornitori hanno sede negli Stati Uniti o possono accedere ai dati da lì. Quando i dati personali vengono trasferiti al di fuori dello Spazio economico europeo, il trasferimento si basa sul Data Privacy Framework UE-USA, se il fornitore vi ha aderito, oppure sulle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea, come previsto dalle condizioni sul trattamento dei dati di ciascun fornitore.

Non vendiamo dati personali e non li utilizziamo a fini pubblicitari.

6. Per quanto tempo li conserviamo

La cancellazione del Suo account (pagina Account, «Elimina l'account») annulla immediatamente qualsiasi abbonamento e cancella in modo definitivo il Suo account, il Suo chatbot, le relative conoscenze, i file, le chat e i contatti, i dati per la fattura elettronica conservati nel nostro database, le Sue sessioni e qualsiasi link di reimpostazione della password.

7. I Suoi diritti

Ai sensi del GDPR, può chiederci di:

• fornirLe una copia dei Suoi dati (accesso) e trasmetterLe i dati in un formato riutilizzabile (portabilità);
• correggerli (rettifica);
• cancellarli (cancellazione);
• limitarne l'utilizzo (limitazione);
• smettere di utilizzarli per i nostri legittimi interessi, comprese le analisi sul nostro server (opposizione);
• inoltre, può revocare in qualsiasi momento il consenso alle analisi tramite «Impostazioni dei cookie», senza pregiudicare il trattamento effettuato prima della revoca.

Può modificare il Suo nome e cancellare il Suo account in autonomia nella pagina Account. Per qualsiasi altra richiesta, scriva a info@ferlabel.com. Rispondiamo entro un mese e possiamo chiederLe di confermare che l'account Le appartiene.

Se ha utilizzato la chat sul sito web di un Cliente, invii la Sua richiesta al gestore di quel sito. Lo aiuteremo a rispondere. Per una chat sul nostro sito web, scriva a noi.

Ha inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, in Italia il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).

8. Sicurezza

Le connessioni utilizzano HTTPS. Le password sono conservate sotto forma di hash. I file caricati sono conservati al di fuori della cartella web pubblica e non sono mai resi disponibili a un indirizzo pubblico. Ogni account può accedere solo al proprio chatbot, e ogni chat solo alle conoscenze del proprio chatbot.

9. Minori

NextAsk è un servizio destinato alle imprese e non è rivolto ai minori.

10. Modifiche

Se modifichiamo la presente informativa, aggiorniamo la data riportata in alto. Se la modifica è significativa, ne informiamo via email gli utenti con un account prima che si applichi.